Getty Images
Yani her gün yapılacak tüm bu şeylere sahipsiniz ve yapılacaklar listeniz dolu - birinci, ikinci ve üçüncü ne yapacağınızı nasıl anlarsınız?
Hemen hemen herkes yapacak çok şey ve bunu yapmak için çok az zamana sahip. Çoğunlukla, bu ezilmiş duygu, görünüşte baskı yapan tüm görevlere öncelik verememekten kaynaklanır. Yapılacaklar listenizin dakikadan daha uzun sürdüğünü düşünüyorsanız ve nereden başlayacağınızı bile bilmiyorsanız, görevlerinizi nasıl belirleyeceğiniz, değerlendireceğiniz ve önceliklendireceğiniz aşağıda açıklanmıştır.
1. Liste Yapın
Yükümlülüklerinizi önem sırasına göre sıralamaya çalışmadan önce, ihtiyacınız olan veya gerçekleştirmek istediğiniz her şeyin kapsamlı bir listesini derlemeye zaman ayırın. Listenizi farklı görev türleri için bölümlere ayırın. Bu kategoriler şunları içerebilir:
Günlük veya Haftalık Görevler
Bunlar kişisel (yemek planlama ve market alışverişi) veya işle ilgili (haftalık ekip toplantısı) olabilecek sıradan “yapılacaklar” dır. Zaten bir günlük rutini takip ediyorsanız, bu görevlere aşina olacaksınız; yapmazsanız, bu bir tane oluşturmak için iyi bir zamandır. Ekleyebileceğiniz şeyler değişebilir - bazı insanlar e-postaları kontrol etmelerini veya yiyecek satın almayı hatırlatmaya gerek duymazlar, ancak diğerleri belirli zamanlarda veya belirli günlerde belirli işlemleri gerçekleştirmek için yapılandırılmış hatırlatıcıları takdir eder.
Son Tarihli Görevler
Bunların belli bir tarihe kadar yapılması ve önceden hazırlanmaları gerekmektedir. Örnek olarak üç hafta içinde okul ödevi veya altı ay boyunca planladığınız bir parti verilebilir. Bu tür görevler - genellikle projeler olarak adlandırılır - daha sonra daha küçük bileşenlere ayrılabilir - örneğin, “kağıt yazma” ilgili kitapları okuma, notlarınızı düzenleme, bir taslak yazma, ilk taslağı yazma vb. üzerinde.
Yinelenen Görevler
Bunlar günlük veya haftalık sıklıkta gerçekleşmez, ancak aynı zamanda bir kerelik projeler değildir. Yinelenen görevler diş hekimi randevularını veya üç aylık vergilerinizi içerebilir.
Kendini Motive Eden, Gerekli Görevler
Bunlar, yapmanız gerektiğini bildiğiniz görevler veya projelerdir, ancak kimse sizi yapamaz. Nadiren yerleşik bir zaman sınırlaması vardır. Küçük işletme web sitenizi iyileştirmeyi veya yeni bir birinci basamak sağlık hizmeti sağlayıcısı bulmayı düşünün.
Kendini Motive Eden, Gerekli Olmayan Görevler
Bunlar, yine de, diğer bariz şekilde gerekli görevler onları dışarıda bıraktığı gibi, yol kenarına düşme eğiliminde olan daha keyifli aktivitelerdir. Zevk için okumayı veya hobi üzerinde çalışmayı düşünün.
Bazı Görevler
Bu görevler yapılacaklar listenizin altında veya zihninizin arkasında durur, ancak genellikle yakında veya hiç yapılması gerekmez. Örnek: radyatörlerinizi boyayın.
2. Listenizi Düzenleyin
Her şeyi listeledikten sonra, ilk önce ne yapacağınızı öğrenebilir ve programınızı düzenleyebilirsiniz. (Bunu fiziksel olarak nasıl yaptığınız - bir kağıda, bir planlayıcıya, uygulamaya, çevrimiçi takvime veya başka bir şeye - sizin için çalışan ve kullanacağınız bir yöntem seçmekten daha az önemlidir.) İşte bazı ölçütler düşünmek için:
Acil veya Önemli
Tüm görevler dört kategoriden birine ayrılabilir. En kısa zamanda acil ve önemli görevler yapılmalıdır; acil ancak önemli olmayan görevler mümkünse devredilebilir, ancak eğer yapılmazsa, programınız ortaya çıktıklarında bunları barındırmak için yeterli esneklik ve ekstra zaman içermelidir; önemli ancak acil olmayan görevler, acil hale gelmemek için önceden iyi planlanmalıdır; ne önemli ne de acil olmayan görevler potansiyel olarak ortadan kaldırılabilir, ancak onlardan hoşlanıyorsanız, daha zorlu yükümlülükler ile kalabalıklaşmayacak şekilde programınıza dahil edilmeleri gerekir.
Değeri Değerlendirin
Bir görevin değerini çeşitli şekillerde değerlendirebilirsiniz. Birisi, diğer insanların etkilenip etkilenmediği ve bu insanların sizin için ne kadar önemli olduğu (patronunuzun onayı ve size bağlı olan çocukların refahı, örneğin, kabul ettiğiniz bir grup yabancının görüşlerinden daha önemli olabilir. Ayrıca uzun vadede karşılığını gördüğünüz veya ödüllendirici bulduğunuz görevlere yüksek değer atayabilirsiniz.
Öncelikli görevler hakkında okurken muhtemelen karşılaşacağınız bir referans, etkilerin% 80'inin nedenlerin% 20'sinden geldiğini belirten 80-20 kuralı veya Pareto İlkesi'dir. Bu sizin için doğru olabilir veya olmayabilir, ancak gerçekte neye zaman harcadığınızı ve hangi çabalarınızın ödediğini belirlemek iyi bir hatırlatmadır.
Zamanlama ve Esneklik
İşleyen bir program değişikliklere izin verir ve zaman kısıtlamalarını tanır. Günlerinizi önceliklendirirken ve planlarken gerçekçi olun. Şüphe duyduğunuzda, verilen bir görevin alınacağı zamanı tahmin edin.
İki görevin aynı anda yapılması gerekiyorsa, hangisiyle başlayacağınızı seçmek en iyi nasıl çalıştığınıza bağlıdır. Bazı insanlar daha basit görevi daha karmaşık olana odaklanmaktan çıkarmayı tercih eder; diğerleri ilk önce daha zor görevlere başlarlarsa ve devam etmeden önce bir kısmını veya hepsini yaparlarsa kendilerini güvende hissedeceklerdir. Unutmayın, bir işe ya da projeye baştan sona geçmek zorunda değilsiniz - elbette, bu şekilde çalışmayı üretkenliğinizi artırmazsanız.
Günlük yapılması gereken görevlerinizi en fazla üçle sınırlayın. Gün ayrıca daha rutin veya daha az önem taşıyan veya daha az önem taşıyan küçük görevleri de içerebilir, ancak büyük görevlere yüklenmek muhtemelen stres ve hayal kırıklığına yol açacaktır.
Önceliklerin değişebileceğini unutmayın - eğer patronunuz şimdi bir şeyler yapmanıza ihtiyaç duyarsa, önceki ilk önceliğiniz muhtemelen ikincisine düşecektir. Esnekliğe izin vermek için programınıza daha fazla zaman ayırmak için daha fazla neden var.
3. Toplu Görevler
Toplu iş görevleri, bu sıkıcı ve sürekli görevleri yerine getirmenin en etkili ve verimli yollarından biridir. Toplu işlem, başka bir şeye geçmeden önce aynı tür görev üzerinde tekrar tekrar çalıştığınız anlamına gelir. İlk adım, üst üste yaptığınız görevleri tanımlamak ve ardından izlemeleri için basit bir iş akışı oluşturmaktır. Ardından, bu iş akışını kullanarak bu görevleri aynı anda ele alırsınız.
Toplu işlem, verimliliği ve üretkenliği artırmak için “gruplar” içinde benzer kaynaklar gerektiren benzer görevleri tamamlamayı gerektirir.
- Tüm faturalarınızı aynı anda ödeyinTüm postanızı haftada bir kez açın ve her gün birikmesine izin vermek ve asla ulaşmamak yerine işlem yapın
Toplu işlem, aynı görevi tekrar tekrar yaparak bir oluğa girmenizi sağlar, böylece talimatları veya daha sonra ne yapmanız gerektiğini anlamak için zaman kaybetmenize gerek kalmaz.
4. Görevleri Ortadan Kaldırın
Tüm görevlerinizi listeledikten ve en önemlinden en önemsizine sıraladıktan sonra, listenin alt kısmında hangi görevlerin olduğu netleşecektir. Bunlar bazen bir başkasına devredilebilir, ancak bu mümkün değilse, onlar için bir zaman planlamaya veya ortadan kaldırmaya karar vermelisiniz.
Listenizde yapmanız gerekmeyen ve hatta yapmak istemediğiniz görevler olabilir, ancak bir noktada eklemek için baskı hissettiniz (spor salonuna gidin, bir kitap kulübüne katılın.) Bunlar tamamen ortadan kaldırılabilir.
Son olarak, çok fazla şey yapmak mümkündür - her şeyi yapamazsanız, önceliklendirmede daha fazla uygulamaya ihtiyacınız olup olmadığını veya birisine artık yapmaya devam edemeyeceğinizi söylemek zorunda olup olmadığınızı belirlemek için iş yükünüzü değerlendirin. belirli bir görev.
