nirat / Getty Images
Kağıt yığınları bir acıdır ve bir ev dosyalama sistemini yönetmek bir sürükleme olabilir. Bununla birlikte, bazı belgelere asılmanız gerekir, çünkü onlara ne zaman ihtiyacınız olacağını asla bilemezsiniz.
Vergilerinizi, makbuzlarınızı, banka ekstrelerinizi ve diğer önemli belgelerinizi ne kadar süreyle saklamanız gerekir? Her belge türü farklıdır, bu yüzden onlarla işiniz bittiğini düşünseniz bile, öğütücüyü ateşlemeden önce tüm evraklarınızı yeterince uzun tuttuğunuzdan emin olmak istersiniz.
Çalışılabilir Ev Dosyalama Sisteminin Bakımı
Çalışılabilir bir ev dosyalama sistemi oluşturmanın bir anahtarı, aldığınız kağıt miktarını azaltmaya başlamaktır. Parçalamak veya dosyalamak zorunda kalacağınız kağıt miktarını gerçekten azaltabilir. Bu, önemsiz postalardan kurtulmak, e-faturalara kaydolmak ve el ilanları, asla kullanmayacağınız kuponlar, hiç okumadığınız kataloglar veya sizi tanıdığınızda takılmak istediğinizi düşündüğünüz diğer kısa ömürleri kabul etmemek anlamına gelir gerçekten yapma.
İkinci adım, iyi bir posta yönetim sistemine sahip olduğunuzdan emin olmaktır. Gelen postaları ne kadar verimli bir şekilde ele alırsanız, dosyalama, parçalama ve geri dönüşüm gibi büyük bir oturum yapmanız daha az olur.
Elektronik Sistem Kurma
Elektronik dosyalama sistemi kurarak kağıt dosyalarınızdan kurtulmanız yerden tasarruf etmenizi ve kağıt karmaşasını ortadan kaldırmanızı sağlar. Günümüzde elektronik bir dosyalama sistemi çok mantıklı çünkü her zamankinden daha kolay.
Başlamak için bir tarayıcıya ve dosyalarınızı depolayacağınız bir yere ihtiyacınız vardır: bir bilgisayarda bir klasör sistemi ve bulutta bir yedeklemenin yanı sıra harici bir sabit sürücü. Daha fazla yedeklemeniz - evde ve işyerinde - önemli bir şeyi kaybetme endişesi duymadan evrak yığınını atmaya daha hazır olacaksınız.
Farklı belge türleri (örneğin ev, vergiler, otomatik, doğum sertifikaları, vb.) İçin genel klasörler oluşturun. Elektronik dosyalama sistemleri aranabilir olduğundan belgeleri saklamak konusunda fazla hassas olmanız gerekmez.
Ardından, her belgeyi tarayın ve içeriğe göre bir klasörde saklayın. Bilgisayarınızın arama işlevi aracılığıyla hızlı bir şekilde bulunabilmesi için her birine benzersiz bir dosya adı verdiğinizden emin olun. Ayrıca, dosya adının sonuna tarih eklemek, aynı türden belgeleri farklı zaman aralıklarından ayırt etmenize yardımcı olabilir. Örneğin, fatura faturası utilitystatement.pdf dosyasını çağırmak yerine, utilitystatement-Feb2019.pdf olarak adlandırın.
Ayrıca, çeşitli belgeleri hızlı bir şekilde kaydetmenize ve depolamanıza yardımcı olabilecek bir dizi uygulama da vardır. Birçoğu akıllı telefonunuz veya tabletinizle yönetilebilir, böylece ev bilgisayarınızın yakınında olmadığınızda evraklardan (özellikle makbuzlardan) kurtulabilirsiniz.
Kopyaların Saklanması
En önemli belgeleriniz için uzmanlar birden fazla kopya bulundurmanızı tavsiye eder. Bu, bir kopyasını bulut depolama biriminizde ve bir kopyasını sabit diskte tutmak anlamına gelebilir. Ayrıca, elektronik bir dosyada bir kopya ve yanmaz kasada bir basılı kopya tutmak da anlamına gelebilir.
Sonsuza Kadar Saklanacak Belgeler
Bir dizi belge sonsuza kadar saklanmalıdır. Bunlar, çeşitli nedenlerle gelecekte herhangi bir zamanda ihtiyaç duyabileceğiniz en önemlisidir. Güvenli bir yerde saklandıklarından ve bir kopyanın güvenli olduğundan emin olmanız gerektiğinde size çok zaman kazandıracaktır.
- Akademik kayıtlar: Diplomalar, transkriptler ve gelecekte bir işe başvururken kullanılabilecek herhangi bir portföy çalışması. Evlat edinme belgeleri Performans incelemeleriTıbbi kayıtlarAskeri kayıtlarıPasporlarHuzur ve emeklilik kayıtlarıSosyal Güvenlik kartlarıWills
Belirli Bir Süre İçin Saklanacak Belgeler
Masanızda bir ömür boyu banka ekstresi ve fatura yığınının olduğunu düşünün. Sadece on yıl sonra bile, bu yığın muhtemelen aşırı derecede büyük olurdu. Belli bir süre tutmanız gereken, ancak sonsuza kadar saklamanız gerekmeyen, çoğunlukla finansal olan birçok belge türü vardır. Onlara bir süre aylık veya haftalık olarak başvurmanız gerekebilir, o zaman sadece dağınıklık yaratan başka bir kağıt parçası haline gelirler.
Zor kısmı, bu tür kayıtlardan ne zaman kurtulabileceğinizi bilmektir. Her şey için iyi bir cevap yoktur, ancak ne olduğuna göre önerilen yönergeler:
- Banka hesap özetleri: Bir ay Faturalar: Vergi veya garantiyle ilgili her şey için bir yıl; diğer tüm faturalar ödendikleri anda parçalanmalıdır.Kredi kartı faturaları: Ödendiğinde hemen parçalayın. Kiralamalar: Taşınmadığınız ve ev sahibinizden depozitonuzu alana kadar devam edin.Ödeme ve ödeme taslakları: Bir yıl veya o vergi yılı için W-2 beyanınızı alana kadar. beyaz eşya ve elektronik gibi büyük satın alımlar için garantinin ömrü. Yiyecek ve giyecek gibi şeyler için, makbuzu yalnızca malın iadesi gerekmeyeceğini bilinceye kadar saklayın. Vergi belgeleri: Dosyalama ve W-2'ler ve makbuzlar gibi tüm eşlik eden belgeler dahil olmak üzere yedi yıl. Tekne, araba veya motosiklet satılana kadar saklayın.
Belgelerden Kurtulma
Belgeleri parçalamak kendinizi kimlik hırsızlığından korumanın ana yoludur. Genel bir kural olarak, kesinlikle parçalanması gereken bazı belgeler vardır. Bu, hesap numaraları, doğum tarihleri, kızlık soyadı, şifreler ve PIN'ler, imzalar ve Sosyal Güvenlik numaraları olan her şeyi içerir.
Belgeler hâlâ "etkin" ise (referans olması için bunlara basılı tutmanız gerekir), bunları konuya göre ev dosyalama sisteminize yerleştirin. Onları yalnızca artık kullanılmadıklarında parçalayın.
Hangi Belgeler Parçalanacak
Bu belgeleri bitirdiğinizde ve artık onlara ihtiyacınız olmadığında, bunları parçalamaktan çekinmeyin:
- ATM makbuzları Banka hesap özetleriBirinci sertifika kopyaları İptal edilen ve geçersiz kılınan çeklerKredi kartı faturalarıKredi raporlarıSürücü lisansları (süresi dolmuş) Herhangi bir tanımlayıcı bilgiye sahip olan istihdam belgeleriGeçmiş pasaportlar ve vizelerYatırımlar hesap numaralarıYasal belgelerYatırım, hisse senedi ve mülk işlemleri İmzalı öğeler (kiralamalar, sözleşmeler, mektuplar vb.) dental kayıtlar Sosyal Güvenlik numarası olan kağıtlar Parolalar veya PIN numaralarıÖdeme taslaklarıÖn onaylı kredi kartı uygulamalarıHesap numaralarını, kredi kartı numaralarını veya diğer tanımlayıcı bilgileri kontrol eden alıcılar Vergi formları İnternet vb.)
Evrak gibi diğer her şey geri dönüşüm yapabilirsiniz. Bu belgeleri kontrol altında tutabilmeniz için esnek bir dosyalama sistemi kurduğunuzdan emin olun. Ayrıca, saklanan belgelerinizi düzenli olarak kullanma alışkanlığını edinmek de iyi bir fikirdir. Faturaları öderken, vergilerinizi doldururken veya benzer bir yinelenen görevle ilgilenirken bunu unutmaya çalışın ve evraklarınız kontrolden çıkın.
