Portra / Getty Images
Bir avuç insandan fazlasına sahip kuruluşların çoğunun hem iç hem de dış iletişim için güçlü bir iletişim stratejisine sahip olması gerekir. Politika değişiklikleri, günlük prosedürler veya güneş altındaki herhangi bir şey hakkında bildirim olsun, çalışanların önemli şeyleri bilmesi gerekir.
Bu aynı zamanda bir ofis hamlesi için bir plan geliştirmeyi ve hareketli bir kontrol listesi geliştirmeyi de içerir.
Bir ofis hareketinde planlama yapmak için iletişimi düşünmek için bile zamanınız olmadığını düşünürken, hem çalışanlarınızı hem de müşterilerinizi haberdar edecek sağlam bir strateji oluşturmak için gerçekten bir iki gün almanız gerekir. Önümüzdeki değişiklikler.
Daha da önemlisi, çalışanlarınızı hareketten en çok etkilenecekleri için doğrudan harekete dahil etmek istersiniz.
Önemli Dahili Mesajlar
Temel mesajlar zamanlama, paketleme, ofis kapanışları, yeni ofis düzeni ve yeni konumla ilgili ayrıntıları içermelidir.
- Zaman Çizelgesi: Taşımanın tüm önemli adımlarını listelediğinizden emin olun, böylece herkes ne bekleyeceğini ve ne zaman olacağını bilir. Paketleme talimatları: Personele, hareket için ofislerini veya kabinlerini nasıl paketleyecekleriyle ilgili talimatlar verin. Bu, ambalaj malzemelerinin nereden alınacağını, ambalajlamadan ne sorumlu olduklarını ve son tarihleri içermelidir. Herhangi bir ofis kapatmasıyla ilgili önceden bildirim: Taşıma sırasında, ofis ekipmanı ve mobilyalarının son paketlenmesini ve taşınmasını sağlamak için ofisi kapatmanız gerekebilir. Personelinizin bu tarihlerden ve işletmenin taşıma sırasında devam edip etmeyeceğinden ve nasıl devam edeceğinden ve bunun iş programını ve iş yükünü nasıl etkileyeceğinden haberdar olduğundan emin olun. Yeni ofis planı: Personel, yeni alanın nasıl görüneceği ve ofislerin nasıl kurulacağı konusunda erken bilgi sahibi olmak isteyecek. Hala kendi alanları olacak mı yoksa şimdi bir hücre veya açık kat planında olacaklar mı? Personele çalışma alanlarının nasıl değişebileceği konusunda bilgi vermenin bir yolunu oluşturduğunuzdan emin olun. Yeni yer, otopark ve işe gidip gelme seçenekleri: Yeni alana ulaşım hazırlayabilmeleri için personele yeni yer hakkında ihtiyaç duydukları tüm bilgileri verin.
Hedefleri Personele İletişim Yolları
İletiyi teslim etme şeklinize, iletinin türüne göre karar verilmelidir. Örneğin, zaman çizelgesi şirket intranetiniz üzerinden kolayca teslim edilebilir; oysa ofislerin kapatılması en iyi soruların sorulmasını ve cevaplanmasını sağlamak için bir personel toplantısında sunulabilir.
- İntranet: İntraneti olan şirketler veya kuruluşlar için bu, çoğu ileti için genellikle en iyi platformdur. Tüm çalışanlara ulaşabilecek dosya ve bilgilerin kolay güncellenmesini sağlar. Şahsen toplantılar: Mesaj ne olursa olsun, personel toplantıları duyurular yapmak ve personele tam bir tartışma fırsatı vermek için iyi bir yerdir. Ayrıca, personelin bilgilerinin nasıl tutulacağını bilmesi için toplantı zamanını bilgilerin nasıl iletileceğini gözden geçirmek için de kullanabilirsiniz. E-posta: E -posta kolay olsa da, bilgi aktarmanın her zaman en iyi yolu değildir. İnsanların bilgileri ihtiyaç duyduklarında bulamayacakları kadar çok e-posta göndermek istemezsiniz. E-posta kullanıyorsanız, bunu yalnızca kişilere bilgileri nereden alabileceklerini bildirmek için kullandığınızdan emin olun. Ortak klasörler: İntranetiniz yoksa, ağ sürücüsünde herkesin erişebileceği ortak bir klasör oluşturun. Bülten tahtası: Bilgi göndermek için fiziksel bir alan kullanabilirsiniz. İnsanlar sık sık kontrol edebilir ve ayrıca insanların endişelerini toplayabilecekleri ve tartışabilecekleri bir yer sağlar.
