Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images
E-posta, insanların şimdi yazılı iletişim göndermelerinin temel yollarından biridir ve muhtemelen değişmeyecektir. Kolay, hızlı ve damga gerektirmez.
Postadaki bir mektup veya yanıt için bir hafta veya daha fazla beklemek zorunda olduğunuz günler geride kaldı. Zarflarınızı tartmak ve faturalar ve mektuplar için yeterli pulları almak için postaneye acil durum çalışması yapmanıza gerek yoktur. Aslında, birçok insan ABD Posta Ofisi aracılığıyla hiçbir zaman bir zarf göndermemiş veya bir mektup göndermemiştir.
E-posta hem kişisel hem de iş dünyasında iletişim kurmanın en kolay ve en hızlı yollarından biri haline gelmiştir. Bu öyle bir fenomen haline geldi ki, her zaman güvenilir olan ABD Posta Servisi, işte kalmanın yollarını bulmakta zorlanıyor.
Öyleyse, genellikle Netiquette olarak adlandırılan e-posta görgü kurallarının mevcut kültür için sıcak bir konu olması şaşırtıcı değildir. E-postalar her gün Amerikan nüfusunun geniş bir kesimi tarafından gönderilir. Çoğu işletme, gün boyunca çalışanlarla iletişim kurmak için e-posta kullanır. Neredeyse her evde internet erişimi olan en az bir bilgisayar vardır ve bu haneler içinde anneler, babalar, çocuklar, gençler ve hatta büyükanne ve büyükbabalar vardır, bunların tümü veya çoğu e-posta alır ve gönderir.
Mikrodalga, internet güdümlü bir toplumda yaşıyoruz ve hiç kimse çok daha samimi ve kişisel olmasına rağmen uzun bir mektup yazmak için zaman ayırmak istemiyor. Yine de, e-postanın salyangoz postasından daha iyi çalıştığı birçok durum vardır. E-posta notları oluştururken aklınızda bulundurmanız gereken bazı görgü kuralları ve yapılması gerekenler.
- Hazırlamak. İster ilk not ister yanıt olsun, e-posta yazmaya başlamadan önce kendinize ne iletişim kurmak istediğinizi sormalısınız. Kısacası, yazma amacınız nedir? Bildikten sonra, hedefinize ulaştığınızdan emin olmak için göndermeden önce tamamlanmış e-postayı okuyabilirsiniz. Notu yaparsa, gönderin; metin kafa karıştırıcı, sert veya net değilse, belki de tekrar başlamalısınız. İletişim kurmak. Bu postayı alacak gerçek bir kişiyle iletişim kurduğunuzu unutmayın. Bunu göz önünde bulundurarak, kişiye adıyla hitap etmeli ve saygılı olmalısınız. Bu, alınan bir e-postaya yanıtsa, notun başındaki soruları veya istekleri ele almak için zaman ayırmalısınız. Nefes almak. Hepimiz bir noktada veya soğukkanlılığımızı kaybetmekten suçluyduk. Sizi öfkelendiren veya üzen bir e-posta alırsanız ayni yanıt vermeyin. Yüksek yolu kullanın ve sadece makbuzu onaylamaya yanıt verin veya yanıt vermeden önce biraz zaman ayırın, böylece sakin ve iyi düşünülmüş bir mesajla cevap verebilirsiniz. Bir e-postaya (veya başka bir iletişim biçimine) asla öfkeyle yanıt vermek istemezsiniz. Kızgın olduğumuzda, demek istediğimiz ya da söylememiz gerekmeyen şeyler söyleme (ya da yazma) eğilimindeyiz. E-postanız gönderildikten sonra, sonsuza kadar orada olduğunu unutmayın. Şeffaf olun. Konu satırınız, alıcıyla neden iletişim kurduğunuzun gerçek bir temsili olmalıdır. Postanın konusuyla ilgili kelime öbekleri kullanın. İster iş ister kişisel e-posta oluştursun, bu geçerlidir. Örneğin, annenize gelecek haftaki ziyaretiyle ilgili bir e-posta yazıyorsanız, konu satırınız "Ziyaretiniz" gibi bir şey okumalıdır. Araştırma. Bir iş ortağına e-posta gönderiyorsanız, soyadını ve unvanını kullanmanız uygundur. Araştırmayı yapın ve alıcıya doğru şekilde ulaşın. Şirketin başkanı Bay Taylor veya Başkan Taylor olarak adlandırılabilir. Yazım denetimi. Yazılı iletişim kurarken yazım denetimi kullanımı önemlidir. Hatalarla dolu bir not gönderdiğinizde, özensiz olduğunuzu veya ayrıntılara dikkat etmediğinizi bildirir. Her zaman yazım denetimini çalıştırmayı deneyin veya otomatik olarak düzelten bir program kullanın. Ardından, kullanmak istediğiniz kelimelerin otomatik olarak farklı bir şeye düzeltilmediğinden emin olmak için tekrar okuyun. Düzeltme yapmak. Göndermeyi planladığınız herhangi bir e-postanın hızlı bir şekilde okunması için gereken birkaç saniyeyi veya dakikayı almanız gerekir. Tuhaf cümleleri düzenlemek veya eksik noktalama işaretleri koymak için bu zamanı ayırın. Tonu izleyin. Bazen bir e-posta sizin istediğinizden farklı olabilir. E-postanızın tonu çok önemlidir ve mesajınız kadar önemlidir. Bu yazılı iletişim olduğundan, tonunuzun hoş olduğundan ve bunun söylemek istediğiniz şeyin gerçek bir temsili olduğundan emin olmalısınız. Alıcınızın kıkırdağı sesinizde duyamayacağını veya yüzünüzdeki gülümsemeyi göremeyeceğini unutmayın. Yazdığınız her şeyi önceden yazmak istemiyorsanız, e-postada herhangi bir şekilde yanlış yorumlanabilecek dillerden kaçınmalısınız. Kısa ve tatlı ol. E-posta gönderdiğinizde roman yazmamaya çalışın. Çoğu insan gerçekten bir e-postada bu kadar okumak istemiyor. E-posta zorunlu olarak uzunsa, önemli kavramları vurgulayarak, madde işaretleri kullanarak veya açılış paragrafında konuyu özetleyerek alıcıya yardım etmeye çalışın. İyi iletişim kurmak. Okuyucunuzu karıştırmak istemezsiniz, bu yüzden yazarken net ve özlü olmak için zaman ayırın. Bir arkadaşınıza e-posta gönderiyorsanız, yazı stilinizde daha rahat olabilirsiniz. Ancak, bu iş iletişimi ise, uygun dilbilgisi kullanın ve daha az profesyonel görünmenizi sağlayacak semboller veya emojiler kullanmaktan kaçının.
E-posta iletişimi çok popüler. Altın Kural için zaman ayırın ve cilalı bir netiquette pro olmak için uzun bir yol kat edeceksiniz.
